Teamassistenz (m/w/d) - Office & Operations Allrounder:in
- Wien
- € 42.000 pro Jahr
- Unbefristet
- Vollzeit
Organisation ist für dich keine Pflicht, sondern Profession – und du willst dort arbeiten, wo Exzellenz und Eigenverantwortung zählen?
Dann suchen wir dich.Als Change-Beratung gestalten wir bei Wonderwerk die Zukunft von Organisationen – mit klarem Fokus auf nachhaltige Transformation, Innovation und Leadership.Für unser Team in Wien suchen wir eine engagierte, vorausschauende und technologieaffine Persönlichkeit, die unsere internen Abläufe mitdenkt, gestaltet und kontinuierlich verbessert.AufgabenDeine Aufgaben – vielseitig, verantwortungsvoll und dynamischOffice- und Team-Support
- Unterstützung der Geschäftsführung und Projektteams in organisatorischen und administrativen Belangen
- Terminkoordination sowie Reiseorganisation (Buchung, Spesen, Abrechnung)
- Office-Management inkl. Bestellwesen (Büromaterial, Getränke etc.) und Standortpflege
- Planung, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Workshops und Team-Offsites
- Verwaltung und Betreuung unserer Infrastruktur
- Organisation und Koordination von öffentlichen Ausschreibungen inkl. Dokumentation, Fristenmanagement und Angebotslegung
- Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr und Mahnwesen
- Laufende Abstimmung mit unserer Steuerberatung
- Strukturierte Ablage und Dokumentenmanagement im digitalen Umfeld
- Unterstützung im Recruiting-Prozess (Terminorganisation, Kommunikation, Dokumentation)
- Begleitung von Onboardings und Offboardings
- Organisation von Teamevents, Geburtstagen und kleinen Aufmerksamkeiten
- Pflege und Wartung unserer Website (WordPress)
- Unterstützung bei Newslettern, Mailings und digitalen Kampagnen
- Pflege und Weiterentwicklung unseres CRM-Systems
- Offenheit und Neugier im Umgang mit KI-Tools und digitalen Lösungen
- Bereitschaft, interne Prozesse durch Automatisierung effizienter zu gestalten
- Aktive Mitwirkung in der Weiterentwicklung unserer AI-First-Arbeitsweise
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Assistenz-, Office- oder Projektrollen
- Abgeschlossene Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.), ein Studium ist ein Plus
- Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse sowie digitale Grundsicherheit (CRM, Buchhaltungstools, Cloudlösungen)
- Hohe Textsicherheit in Deutsch und Englisch
- Sehr gutes Selbstmanagement, strukturiertes Arbeiten – auch unter hoher Taktung
- Interesse an neuen Technologien, insbesondere im Bereich KI und Prozessautomatisierung
- Proaktive Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität, Diskretion und Verlässlichkeit
- Ein inspirierendes und modernes Arbeitsumfeld in zentraler Lage in Wien
- Direkte Kommunikation und viel Eigenverantwortung
- Jahresbruttogehalt ab EUR 42.000 (All-In, Vollzeit, Überbezahlung abhängig von Qualifikation & Erfahrung)
- Zahlreiche Benefits: Jahreskarte Wiener Linien, Firmenrad, Teamevents, Fortbildungen u. v. m.