Junior Office Assistant / Front Desk (m/w/d)
HOOKIPA Biotech GmbH
- Wien
- € 2.569 pro Monat
- Unbefristet
- Vollzeit
Dienstort: Wien, ÖsterreichÜber HOOKIPA:HOOKIPA Pharma Inc. (NASDAQ: HOOK) ist ein börsennotiertes biopharmazeutisches Unternehmen im klinischen Stadium, das eine neue Klasse von Immuntherapeutika entwickelt, die auf Infektionskrankheiten und Krebserkrankungen ausgerichtet sind und die auf seiner proprietären Arenavirus-Plattform basieren, welche dazu bestimmt ist, das Immunsystem des Körpers neu zu programmieren.Zusammenfassung der vakanten Position:Nach einer ausführlichen Einschulungsphase sind Sie erste Anlaufstelle für Besucher:innen und Mitarbeiter:innen. Sie nehmen Telefonate entgegen, empfangen Gäste und erledigen diverse Büroarbeiten und Reisebuchungen. Diese Position erfordert organisatorisches Geschick, die Fähigkeit zum Vorausdenken und Planen sowie eine hohe Serviceorientierung.Ihre Hauptaufgaben:
- Allgemeine Rezeptionstätigkeiten wie Telefon, Empfang und Betreuung von Gästen
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Versandbeauftragungen
- Annehmen von Paketen
- Reservierung und Vorbereitung von hausinternen Konferenzräumen
- Bestellung von Catering für interne Meetings
- Reiseorganisation international und Reisekostenabrechnungen
- Bearbeitung der allgemeinen Email-Inbox
- Bestellung von Büromaterial und anderen Verbrauchsmaterialien
- Kontrolle der Kreditkartenabrechnung, Handkassa
- Weitere allgemeine Administrationstätigkeiten nach Bedarf
- Freundliches und zuvorkommendes Auftreten
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (unsere Firmensprache ist Englisch)
- 2-3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem internationalen Umfeld
- Verlässlichkeit & Verantwortungsbewusstsein
- Teamorientierter, genauer und strukturierter Arbeitsstil
- Organisationsstärke und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
- Multitaskingfähig - Sie können mühelos mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen
- Hands-on mentality
- Gute EDV-Kenntnisse, insbesondere Microsoft Outlook, Excel, Word, SharePoint
- Gültige Arbeitserlaubnis
- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalem Unternehmen
- Wertschätzende Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien, positives und offenes Miteinander, angenehme Arbeitsatmosphäre
- Starkes und motiviertes Team, das sich durch ein sehr kollegiales Miteinander auszeichnet
- Arbeiten in einem multinationalen und multikulturellen Umfeld
- Moderne Infrastruktur
- Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung
- Gute öffentliche Erreichbarkeit (S-Bahn S7, 71, 18, U3)
- Benefits wie Essenszuschuss, Kostenübernahme des Wiener Linien Job-Tickets, Mitarbeiter-Incentive-Programm, Firmenfeiern
- Gleitzeit im Rahmen der Öffnungszeiten der Rezeption und in Absprache mit den Kollegen
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