Office & Operations Coordinator (m/w/d)

• Bestellungen und Zahlungen vorbereiten – vom Einkauf von Chemikalien bis hin zu Finanzamtsüberweisungen.
• Belege, Monatslisten, Kontoauszüge und Dokumente für die Steuerberatung bereitstellen.
• Fristen im Blick behalten, z. B. für Umsatzsteuererklärungen oder Patentgebühren.
• Versicherungsfälle melden – etwa bei Transportschäden oder einem Wasserschaden im Büro.
• Vertragsentwürfe vorbereiten und bestehende Verträge überprüfen, z. B. Lieferanten-NDAs.

• Verträge, Dokumente und Projektunterlagen so ablegen, dass jeder sofort findet, was er braucht.
• Dokumentation für Behörden pflegen - z.B. das Arbeitsstoffverzeichnis für die AUVA.
• Office-Inventar im Blick behalten – von Büroklammern bis zu den Kaffeebohnen.
• Regelmäßige Prüfungen und Wartungen terminlich sicherstellen (z. B. Stapler, Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Kasten).

• Lieferanten aus Europa, USA und Asien kontaktieren, Angebote anfordern, vergleichen und Liefertermine koordinieren.
• Rückfragen klären, wenn eine Rechnung nicht zum Wareneingang passt.
• Versand und Abholungen organisieren: von kleinen Mustern per Express bis zu großen Paletten mit Produktionsmaterialien.

• Meeting-Protokolle führen, Aufgaben und Deadlines für alle sichtbar festhalten.
• Zeiterfassungen und Krankmeldungen im Team kontrollieren.
• Dienstreisen planen – z. B. Hotel für eine Messe in Deutschland buchen oder Flugtickets für Meetings mit unseren Partnern.
• Kleine Büroarbeiten erledigen – etwa neues Büromaterial bestellen oder Reparaturen im Büro beauftragen.

• Neue Lieferanten und externe Dienstleister suchen und vergleichen – von Stahlproduzenten bis zu Designern für die neue Produktverpackung.
• Formulare für Banken oder Behörden mit aktuellen Umsatz- und Bilanzdaten erstellen.Kurze Zusammenfassungen erstellen, z. B. für eine Lieferantenbewertung oder eine Marktanalyse.

• Ausgezeichnetes Deutsch (schriftlich & mündlich), gutes Englisch.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Uni, FH, HAK, Bürokauffrau/-mann o. Ä.).
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Assistenz, Office-Management, vorbereitender Buchhaltung oder ähnlichem Bereich im deutschsprachigen Raum.
• Spaß an der Arbeit mit technikbegeisterten Kollegen.
• Freude an Organisation und vor allem Genauigkeit.
• Strukturierte, verantwortungsbewusste und selbstständige Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit modernen IT-Tools (ChatGPT, Excel, digitale Dashboards), um Recherchen durchzuführen sowie Daten schnell und verständlich zu analysieren und aufzubereiten.

• Abwechslungsreiche Tätigkeit – von Rechnungen bis Reiseplanung, von Lieferantenkommunikation bis Vertragsentwürfen.
• Familiäres Umfeld mit einem kleinen, hochmotivierten Team aus Technik-Experten.
• Kurze und einfache Kommunikationswege, schnelle Unterstützung bei der Arbeit.
• Modernes Büro in Wien, hervorragende Ausstattung, moderne IT-Tools, Tiefgaragenparkplatz.
• Gut strukturiertes, stabiles Kleinunternehmen (kein Start-up).
• Bruttomonatsgehalt ab EUR 3.300, - (Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation).

Xioneer Systems GmbH