Vollzeit | KarenzvertretungDie Technische Universität Wien ist Österreichs größte Forschungs- und Bildungseinrichtung im technisch-naturwissenschaftlichen Bereich und leistet seit mehr als 200 Jahren einen unverzichtbaren Beitrag zur Sicherung der internationalen Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft des Forschungsstandorts Österreich. Unter dem Motto "Technik für Menschen" betreiben an der TU Wien rund 26.000 Studierende und mehr als 4.000 Wissenschaftler_innen in diesem Sinne Forschung, Lehre und Innovation.In der Fachgruppe Administrative Services ist eine Stelle als Office Allrounder (all genders) voraussichtlich ab Oktober 2025 (40 Wochenstunden, befristet auf voraussichtlich 1 Jahr bzw. auf die Dauer der Karenzvertretung) mit folgendem Aufgabengebiet zu besetzen.Ihre Aufgaben:
Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter_innen und der Lehrbeauftragen in allen administrativen Belangen (Prüfungsverwaltung wie z.B. Noteneinträge, Kautionen, eigenständige Verwaltung der Praktika)
Abrechnungen von Exkursionen und ggf. wissenschaftlichen Veranstaltungen (Tagungen, Konferenzen und Workshops)
Kommunikations- und Auskunftstätigkeiten für Studierende bzw. Wissenschaftler_innen in deutscher und englischer Sprache
Unterstützung des Teams im laufenden Universitätsbetrieb (z.B. Raumbuchungen, Bestellabwicklungen, Zutrittssystemverwaltung, einfache Personalagenden)
Pflege der Einträge in die Publikationsdatenbank der TU Wien
Unterstützung des SAP-Teams bei Aufgaben in der Buchhaltung
Telefonische und schriftliche Beantwortung von Anfragen sowie allgemeine Aufgaben im Sekretariat
Betreuung von Gästen
Ihr Profil:
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise mit Matura (z.B. HAK, HLA, etc.)
Einschlägige Berufserfahrung in vergleichbarer Position bzw. im Office-Management, Erfahrung im universitären Umfeld von Vorteil
Ausgezeichnete EDV-Kenntnisse (speziell MS Office: Word, Excel)
Digitale Kompetenzen und Innovationsbereitschaft
Vorkenntnisse in SAP, Buchhaltung, digitalen Verwaltungs- und Managementtools von Vorteil
Deutsch- und Englischkenntnisse auf Niveau B2 oder C1
Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
Flexibilität, vernetztes Denken und Genauigkeit sowie Verantwortungsbewusstsein
Begeisterungs- und Lernfähigkeit
Resilienz und Ressourcenorientierung
Professionalität sowie Kommunikationskompetenz
Hohe Kundenorientierung, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft
Wir bieten:
Vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet in einem kollegialen Team
Hybride Arbeitsweise mit bis zu 60% Teleworking Möglichkeit
Eine Reihe attraktiver Sozialleistungen (siehe
) * Breites internes und externes Weiterbildungsangebot, verschiedene Karriereoptionen
Zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit (U1/U4 Karlsplatz)
Die TU Wien strebt eine Erhöhung des Frauenanteils insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen, sofern nicht in der Person eines gleich qualifizierten Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.Wir sind bemüht, Menschen mit Behinderung mit entsprechender Qualifikation einzustellen und fordern daher ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der TU Wien, Herrn Gerhard Neustätter.Die Einstufung erfolgt in der Verwendungsgruppe IIB gemäß dem Kollektivvertrag der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 40 Wochenstunden EUR 2.560,10 brutto/Monat. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten werden angerechnet.Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis 18.09.2025.
